Veri Koruma Politikası (GDPR)
Bu, Hairmail Oy'nin AB Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) uyarınca hazırladığı veri koruma politikasıdır.
Oluşturulma tarihi: 06.03.2018. Son değiştirilme tarihi: 23.07.2026.
1. Personel veri sorumlusu
Hairmail Oy (0927969-3), Santaradantie 10, 01370 Vantaa
tel. +358 9 2538 5800 / e-posta: kaskapalvelu@hairmail.net
2. Veri koruma konularında iletişim kurulacak kişiler
Veri Koruma Sorumlusu :
tel. +358 9 2538 5800 / e-posta: dieustuagevastaava@hairmail.net
Veri Koruma Görevlisi Yardımcısı : Anne Mustonen-Wallenius
tel. +358 50 338 4922 / e-posta: anne.mustonen-wallenius@hairmail.net
Kayıt sırasında belirtilen iletişim bilgileri:
Müşteriler : Maria Kerttula, tel. +358 44 720 2991 / e-posta: maria.kerttula@hairmail.net
Tedarikçiler : Emmi Tepponen, tel. +358 50 591 0042 / e-posta: emmi.tepponen@hairmail.net
3. Genel
Bu veri koruma politikası, Hairmail Oy'nin ("Veri Sorumlusu") müşterileri veya temsilcileri (müşteri kaydı) ve tedarikçilerinin temsilcileri (tedarikçi kaydı) için kişisel verileri nasıl işlediğini açıklamaktadır.
4. İşlenen kişisel veriler
İşlenen veriler şunları içerebilir: ad, kullanıcı adı, parola, temsil edilen şirket/kuruluş ve kuruluş numarası, iletişim bilgileri (telefon numarası, e-posta adresi, adres), sipariş edilen hizmetler ve değişiklikleri hakkında bilgi, faturalama bilgileri, müşteri ilişkileri ve abone olunan hizmetlerle ilgili diğer bilgiler ve telefon görüşmesi kayıtları.
Kişisel verilerin sağlanması başlı başına yasal veya sözleşmesel bir yükümlülük değildir. Bununla birlikte, veri sorumlusu ile müşteri/tedarikçi arasında sözleşmenin kurulabilmesi ve hizmetlerin sunulabilmesi için belirli bilgilere ihtiyaç duyulabilir.
5. Kişisel verilerin saklama süreleri
Kişisel veriler yalnızca 4. paragrafta belirtilen amaçlar için gerekli olduğu süre ve ölçüde saklanır.
Genel olarak, veriler B2B müşterileri için son satın alımdan itibaren on (10) yıl geçene kadar ve B2C müşterileri için iki (2) yıl geçene kadar saklanır. Bundan sonra veriler gereksiz gecikme olmaksızın silinir.
Muhasebe Kanunu'nun gerekliliklerini karşılamak için, muhasebe materyallerinde yer alan kişisel veriler, materyalin ilgili olduğu mali yıldan sonra on (10) yıl süreyle saklanır.
6. Kişisel verilerin yaygın kaynakları
Kişisel veriler, ilgili kişiden şirketin web sitesindeki kayıt formları, çevrimiçi siparişler, mesajlar, e-posta, telefon, sosyal medya, sözleşmeler, müşteri toplantıları veya müşterinin bilgilerini verdiği diğer durumlar aracılığıyla elde edilir.
Fatura ödeme yöntemi talep edilirken, hem şirketler hem de bireyler için genellikle Dun & Bradstreet'ten alınan kredi bilgileri kullanılır. Kredi kontrolü, veri sorumlusunun sistemine kaydedilir.
Yeni müşteri kazanımı (B2B) sürecinde, Vainu'dan alınan şirket bilgileri kullanılır ve bu bilgiler, bağlantılı kişisel verileri de içerebilir.
7. Kişisel verilerin düzenli aktarımı ve AB/AEA dışına aktarımlar
Kişisel veriler normalde üçüncü taraflarla paylaşılmaz. Bununla birlikte, veri sorumlusu, kişisel verileri, veri sorumlusunun verdiği talimatlara uygun olarak veri sorumlusu adına veri işleyen alt yüklenicilerine veya harici hizmet sağlayıcılarına (kişisel veri işleyicileri) aktarabilir. Örnekler arasında yazılım tedarikçileri, e-posta hizmetleri, BT desteği veya haber bülteni ve çerez hizmetleri yer almaktadır. İşleyiciler, veri koruma mevzuatına uymak zorundadır ve verileri kendi amaçları için kullanamazlar.
Kişisel veriler, 7. madde uyarınca kredi bilgisi sağlayıcılarına ve ödeme kontrolü ve tahsilat amacıyla borç tahsilat ortaklarına aktarılabilir.
Genel kural olarak, kişisel veriler AB/AEA dışına aktarılmaz. Veri işleyicisi AB/AEA dışında bulunuyorsa, koruma düzeyinin korunması sağlanır; örneğin, işleyici AB Komisyonu'nun standart sözleşme maddelerini sözleşmenin bir parçası olarak kabul eder.
8. Kişisel verilerin korunmasına ilişkin ilkeler
Kişisel veriler özenle işlenir ve elektronik ortamda işlenen veriler uygun teknik ve organizasyonel önlemlerle korunur. Web servislerinde saklandığında, ekipmanın fiziksel ve dijital güvenliği garanti edilir. Veri sorumlusu, saklanan verilerin, sunucu izinlerinin ve diğer kritik güvenlik verilerinin gizli tutulmasını ve yalnızca iş ile ilgili yetkiye sahip kişiler veya işlerini yapmak için erişime ihtiyaç duyan alt yükleniciler tarafından kullanılmasını sağlar.
9. Veri sahiplerinin hakları
9.1 Hakların kullanımı
İlgili kişi, aşağıda açıklanan haklarını veri sorumlusuyla iletişime geçerek, örneğin veri koruma görevlisine e-posta göndererek kullanabilir. Talep edilen önlemler normalde alındıktan sonra bir ay içinde bildirilecektir.
9.2 Erişim/inceleme hakkı
İlgili kişi, hangi kişisel verilerinin işlendiğini bilme ve bu verilere erişme hakkına sahiptir.
9.3 Düzeltme ve silme hakkı
İlgili kişi, yanlış, eksik veya hatalı işlenmiş verilerin düzeltilmesini talep etme hakkına sahiptir. İlgili kişi ayrıca, belirtilen amaç için artık gerekli olmayan verilerin silinmesini de talep edebilir. Bununla birlikte, veri sorumlusu, verilerin saklanması için yasal bir dayanak varsa silmeyi reddedebilir.
9.4 İşlemenin kısıtlanmasını talep etme hakkı
İlgili kişi, örneğin bir soruşturma sırasında doğruluğu tartışmalı hale gelirse, verilerinin işlenmesinin kısıtlanmasını talep edebilir.
9.5 İtiraz hakkı
İlgili kişi, işleme meşru menfaate dayanıyorsa, işlemeye itiraz edebilir. Bu durumda, veri sorumlusu, zorlayıcı meşru gerekçeler sunmadığı sürece, veriyi işlemeyi durdurabilir.
9.6 Onayınızı geri çekme hakkı
Veri işleme rıza esasına dayanıyorsa, ilgili kişi bu rızayı istediği zaman geri çekebilir.
9.7 Veri taşınabilirliği hakkı
İlgili kişi, verilerinin makine tarafından okunabilir bir formatta kendisine veya başka bir kişiye iletilmesini talep etme hakkına sahiptir. Bu hak, yalnızca ilgili kişi tarafından sağlanan ve bir sözleşme veya rıza temelinde işlenen otomatik olarak işlenen veriler için geçerlidir.
9.8 Bir denetim makamına şikayette bulunma hakkı
Kişisel verilerin ihlal edildiğini veya doğru şekilde işlenmediğini düşünen kişi, veri koruma denetleme makamına şikayette bulunabilir.
10. Veri Koruma Politikasında Değişiklikler
Veri sorumlusu, kişisel verilerin işlenmesi veya ilgili mevzuat değiştiğinde bu politikayı güncelleme hakkını saklı tutar.
Politikanın içeriğini düzenli olarak kontrol etmeniz önerilir. Kişisel verilerin işlenmesindeki önemli değişiklikler, ilgili kişilere e-posta yoluyla bildirilecektir.